Die Organisation und Nachverfolgung großer Mengen digitaler Baudokumente kann eine Herausforderung darstellen – deshalb sind Sets in Bluebeam Revu für Bauleiter:innen von unschätzbarem Wert.

Die digitale Erstellung von PDF-Bauplänen und deren Freigabe in der Cloud ermöglicht es den Fachleuten in der Baubranche, Dokumente bei deutlich geringerem Zeitaufwand mit Markups zu versehen und sie zu prüfen. Es ist für sie jedoch nach wie vor eine Herausforderung, die riesigen Mengen an Dateien und Ordnern, die tagtäglich erstellt werden, effizient zu organisieren und zu nutzen.

Wenn Teamleiter:innen oder Projektmanager:innen bestimmte Baupläne heraussuchen müssen, um sie Beteiligten zur Verfügung zu stellen, müssen sie gegebenenfalls Hunderte von Bauplänen in Dutzenden von Ordnern durchstöbern. Die herausgesuchten Dateien müssen anschließend in einem neuen Ordner zusammengeführt, sortiert und getaggt und höchstwahrscheinlich schon bald darauf wieder aktualisiert werden. Sollte jemand bei der Aktualisierung eines Bauplans oder eines Ordners Fehler machen, kostet es wertvolle Zeit, diese zu identifizieren und zu korrigieren.

Deepak Maini, National Technical Manager bei Cadgroup Australia, ist ein Experte für Bluebeam Revu und ein klarer Befürworter der Verwendung von Sets.

Maini beschreibt Sets als „eine Sammlung von mehreren PDF-Dateien, die in einer einzigen Ansicht organisiert, kategorisiert und angezeigt werden.“ Er erklärt weiter: „Auch wenn alle PDFs in separaten Ordnern gespeichert sind, kann ich die einzelnen Baupläne mithilfe der Sets-Funktion in einer bestimmten Sortierreihenfolge als ein einziges Dokument anzeigen lassen. Das ist die effizienteste Methode, um mit Bauplänen zu arbeiten, die aufgrund digitaler Signaturen oder aus anderen Gründen der PDF-Sicherheit nicht zusammengeführt werden können.“

Für ein Projekt werden aus vielen verschiedenen Quellen Bauplandaten erhoben – vielleicht denkt man dabei am ehesten an das Statikteam, das Serviceteam oder das Architektenteam. Es gibt jedoch noch viele andere wichtige Teams, etwa für Qualität und Sicherheit, Inspektionen, BIM-Zusammenarbeit, Dokumentenverwaltung usw., die alle auf die Baupläne zugreifen oder diese bereitstellen müssen.

Es ist unbedingt erforderlich, dass alle diese Beteiligten den Überblick darüber haben, welche Baupläne und Dateien jeweils aktuell sind, ohne dass jedes Team die Änderungen und Revisionen für jedes Dokument selbst nachverfolgen muss.

Mit Sets organisieren Sie Dateien, ohne sie neu zu ordnen
Sets in Revu bieten Ihnen eine unkomplizierte Lösung für diese Herausforderung, sodass Sie nicht mehr ständig neue Ordner anlegen müssen, um Ihre Dateien zu organisieren, oder sich endlos durch alle Dokumente durchklicken müssen, um herauszufinden, in welchem Ordner die jeweils aktuellsten Dateien liegen.

Mit Sets können Benutzer PDF-Dateien nach voreingestellten Kategorien wie „Architektur“, „Mechanik“ oder „Sanitärinstallation“ zusammenführen und organisieren, oder aber benutzerdefinierte Kategorien erstellen.

Einzelne Dateien oder ganze Ordner können ebenso zu Sets hinzugefügt werden wie Dateien, die aufgrund digitaler Signaturen oder der PDF-Sicherheit nicht zusammengeführt werden können. Das liegt daran, dass die PDFs nicht in einer neuen Datei angelegt werden müssen. Durch die Verwendung der Sets-Funktion bleibt jeder Bauplan in seinem ursprünglichen Ordner, sodass Benutzer Dateien anzeigen oder Änderungen vornehmen können (abhängig von den Berechtigungen), ohne eine weitere Informationsinfrastruktur zu erstellen.

Einfach ausgedrückt: Mit Sets können Sie Dateien aus mehreren Ordnern in einer einzelnen Spalte oder einem Fenster anzeigen und ändern, ohne endlos nach Bauplänen suchen oder sie in neuen Ordnern organisieren zu müssen.

In Sets können Sie einzelne Dateien, ganze Ordner oder Ordner mit ausgewählten Unterüberschriften zusammenführen.

Sets sind benutzerfreundlich
Um Sets in Revu zu verwenden, müssen Sie zunächst die Sets-Funktion öffnen. Nachdem Sie ein neues Set erstellt haben, fügen Sie einzelne Dateien hinzu, und wählen dann im Menü „Optionen“ aus, wie die Dateien als Miniaturansichten organisiert werden sollen – nach Dateinamen oder mit einer Vorschau (diese Einstellung können Sie jederzeit ändern).

Als Nächstes können Sie auswählen, welchen Kategorien Sie Ihre Dateien zuordnen möchten. Die Kategorien „Allgemein“, „Bauingenieurwesen“, „Landschaftsplanung“, „Hochbau“ und einige andere allgemeine Kategorien der Bau- und Designbranche sind bereits vorgegeben. Diesen können Sie Ihre eigenen Kategorien hinzufügen.

Nachdem Sie Ihr Set erstellt und Kategorien zugewiesen haben, können Sie Ihren Dateien noch Tags hinzufügen. Sie werden sehen, dass die Verwendung von Tags in Sets äußerst praktisch für die Organisation Ihrer Dateien ist.

Sie können den Dateien in einem Set beliebig viele Tags hinzufügen. Ein Tag könnte beispielsweise Baupläne oder Dateien identifizieren, die mit einem bestimmten Installateur vor Ort geteilt werden sollen. Andere Tags könnten Dateien für Teams gruppieren, die an verschiedenen Wochentagen arbeiten. Und ein weiteres Tag wird an alle Baupläne angehängt, die für die Überprüfung durch Sicherheitsinspektor:innen benötigt werden. Auch in diesem Fall gilt, dass Baupläne mit mehreren Tags versehen werden können, ohne dass die Dokumente aus der ursprünglichen Datei entfernt werden müssen. Stattdessen werden sie einfach in Sets angezeigt und bearbeitet.

Erstellen Sie eigene Tags, um Ihre Sets für bestimmte Zwecke oder Benutzer individuell anzupassen, und fügen Sie so viele Tags wie nötig zu Dateien in Ihrem Set hinzu.

Die Vorteile von Sets
Sobald Sie ein Set erstellt haben, steht Ihnen dadurch eine leicht navigierbare und sortierbare Gruppe mit Miniaturansichten zur Verfügung. Nun können Sie mit diesem Set arbeiten. Die Hauptfunktionen von Sets sind:

• PDF-Dateien können in ein Set in Studio-Projekten in Revu hochgeladen und Berechtigungen zur Anzeige oder Bearbeitung festgelegt werden.
• Baupläne und PDF-Baupläne können mit Markups versehen oder überarbeitet werden.
• Neue Baupläne oder PDF-Baupläne können in Dokumente eingebunden werden.
• Veraltete Baupläne werden in ihren ursprünglichen Ordnern automatisch als ABGELÖST markiert, sodass es keine überflüssigen Baupläne oder Ungewissheiten hinsichtlich der Aktualität der Baupläne gibt.
• Verschiedene PDF-Versionen eines Bauplans können verglichen und überlagert und Änderungen nachverfolgt werden.
• Markuplisten können als PDF, CSV oder XLS exportiert und PDF-Baupläne ausgedruckt werden.
• Bauplanprotokolle können als PDF-, CSV- oder Excel-Dateien erstellt werden, wodurch der mühsame Prozess der manuellen Erstellung und Verwaltung solcher Protokolle entfällt.
• Baupläne werden automatisch als ABGELÖST markiert, wenn Änderungen vorgenommen werden.

Sets haben so viele nützliche Funktionen, dass Maini sich fragt, warum sie nicht weitreichender verwendet werden.

Er drückt es so aus: „Ich denke einfach, dass das ein extrem leistungsstarkes Feature ist. Innerhalb von fünf bis sieben Minuten konnte ich ein komplettes Bauplanset zusammenstellen. Wenn ich früher auf diese Baupläne zugreifen wollte, musste ich mich erst durch verschiedene Ordner klicken und mir dann alle diese verschiedenen Dateien ansehen. Außerdem war es ein absoluter Albtraum, dafür zu sorgen, dass man immer Zugriff auf die neueste Version der Dokumente hat, insbesondere wenn diese ausgedruckt werden sollten. Diese Funktion ist so leistungsstark, aber nicht viele Menschen nutzen sie oder wissen überhaupt, dass es sie gibt.“

Dieser Artikel erschien am 26.10.2021 auf BUILT - Der Bluebeam Blog